Wann darf ich einen Call aufnehmen?

Kurz und ohne Umschweife, weil es hier um Strafrecht geht und nicht um eine Formalie.

Der eine Satz, auf den es ankommt: Erst informieren und fragen, dann aufnehmen. Starte die Aufnahme nur, wenn alle Beteiligten vorher zugestimmt haben. Ohne Zustimmung ist die Aufnahme strafbar, nicht nur unzulässig.

Warum das so streng ist

§ 201 des Strafgesetzbuches stellt das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe — Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Geschützt ist jedes vertrauliche Gespräch, also auch ein normales Verkaufsgespräch am Telefon. Es kommt nicht darauf an, ob du die Aufnahme weitergibst oder ob jemand einen Schaden hat. Strafbar ist bereits das Aufnehmen.

Das gilt unabhängig davon, ob du privat oder geschäftlich telefonierst, und unabhängig davon, ob dein Gesprächspartner Verbraucher oder Unternehmen ist.

So gehst du vor — in dieser Reihenfolge

1. Informieren. Sag vor der Aufnahme, dass du aufzeichnen möchtest, wofür und was mit der Aufnahme passiert. Am einfachsten mit dem Mustertext unten. Wer nicht weiß, wozu, kann nicht wirksam zustimmen.
2. Zustimmung abwarten. Alle Beteiligten müssen zustimmen. Sind drei Personen in der Leitung, brauchst du drei Zustimmungen. Kommt jemand später dazu, fragst du erneut — bevor weiter aufgezeichnet wird.
3. Erst dann aufnehmen. Die Aufnahme startet erst nach dem Ja. Eine nachträgliche Genehmigung heilt nichts. Wenn du die Zustimmung festhalten möchtest, lass sie dir direkt zu Beginn der Aufnahme kurz bestätigen („Wie eben besprochen, zeichne ich jetzt auf — passt das für Sie?“) oder hol sie dir vorab schriftlich.
Nein heißt nein. Lehnt jemand ab, nimmst du nicht auf. Ein Gespräch ohne Aufnahme ist immer noch ein gutes Gespräch — du kannst es hinterher als Text aus dem Gedächtnis einreichen.
Widerruf. Zieht jemand seine Zustimmung zurück — im Gespräch oder danach —, verarbeitest du die Aufnahme nicht weiter: nicht hochladen. Ist sie schon hochgeladen, lösche die Analyse in AI Analytics; damit sind Transkript und Auswertung gelöscht. Hast du daraus Angaben über den Kunden notiert, lösche auch diese.

Mustertext vor der Aufnahme

Du kannst ihn wörtlich vorlesen. Den Teil in eckigen Klammern sagst du nur, wenn du in einem Unternehmens-Team bist.

„Bevor wir beginnen: Ich möchte unser Gespräch als Audio aufzeichnen, damit ich meine Gesprächsführung auswerten und mich weiterentwickeln kann. Die Aufnahme wird an einen Transkriptionsdienst übermittelt und in Text umgewandelt; danach wird sie gelöscht. Das Transkript wird anschließend von einem KI-Dienst ausgewertet, um eine Gesprächsanalyse für meine persönliche Weiterentwicklung zu erstellen. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vorher automatisch entfernt, Namen nicht. Transkript und Auswertung bleiben gespeichert, bis ich sie lösche; Zugriff darauf habe ich und, soweit es für den Betrieb nötig ist, die Plattform-Verwaltung. [Wenn ich die entsprechende Freigabe erteile, kann auch meine Teamleitung die Auswertung einsehen. Sie erhält weder die Aufnahme noch das vollständige Transkript.] Sind Sie damit einverstanden, dass ich das Gespräch zu diesem Zweck aufzeichne und die Aufnahme wie beschrieben transkribieren und auswerten lasse?“

Fragt jemand nach den Diensten: Die Transkription übernimmt Deepgram über einen europäischen Server, die Auswertung Anthropic. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Auch im B2B

Ein verbreiteter Irrtum ist, im geschäftlichen Umfeld sei das Mitschneiden üblich und damit erlaubt. Das ist nicht so. § 201 StGB schützt das gesprochene Wort jeder Person, auch wenn sie gerade als Einkäuferin oder Geschäftsführer spricht. Frag auch dort.

Was Salesium mit der Aufnahme macht

Hochladen kannst du nur Audio-Aufnahmen. Die Datei wird zur Transkription an unseren Dienstleister übertragen und danach gelöscht; klappt die Transkription nicht, löschen wir sie spätestens nach sieben Tagen. Aus dem Transkript entfernen wir automatisch E-Mail-Adressen und Telefonnummern; Namen bleiben erhalten. Das Transkript wird zur Auswertung an ein KI-System übermittelt. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Deine Analysen sind nur für dich und berechtigte Administratoren zugänglich. Deiner Teamleitung ist das Transkript technisch nie zugänglich; eine einzelne Auswertung sieht sie nur, wenn du sie selbst teilst. Du kannst jede Analyse jederzeit selbst löschen.

Im Unternehmens-Team gilt dasselbe Verfahren. Dein Arbeitgeber muss dich anweisen, es einzuhalten — sprich ihn an, wenn das bei euch noch nicht geregelt ist.

Die Verantwortung liegt bei dir

Mit dem Häkchen beim Upload bestätigst du, dass du alle Beteiligten vor Beginn der Aufnahme informiert hast und alle zugestimmt haben. Wir speichern diese Bestätigung mit Zeitpunkt und Textfassung. Salesium kann nicht prüfen, ob die Zustimmung wirklich vorlag, und verlässt sich darauf. Wenn du unsicher bist, ob eine Aufnahme zulässig war: lade sie nicht hoch, oder melde dich bei uns, bevor du es tust.

Ist dir aufgefallen, dass eine bereits hochgeladene Aufnahme nicht hätte gemacht werden dürfen, lösche die Analyse oder sag uns Bescheid — wir löschen sie samt Transkript und Auswertung.

Diese Seite erklärt die Rechtslage in Grundzügen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Du wurdest aufgenommen und bist kein Mitglied?

Wenn ein Mitglied ein Gespräch mit dir hochgeladen hat, kannst du die Löschung verlangen und der Verarbeitung widersprechen — auch ohne eigenes Konto. Schreib uns über die Kontaktstelle nach dem Digital Services Act oder an die in der Datenschutzerklärung genannte Adresse. Nenne möglichst Datum und Uhrzeit des Gesprächs und den Namen des Mitglieds; wir prüfen den Fall, löschen die Aufnahme bzw. das Transkript und melden uns innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Hochgeladene Audiodateien selbst löschen wir ohnehin direkt nach der Umwandlung in Text.

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